Quatro meses. Nesse curto espaço de tempo a Comarca de Ceará-Mirim tem experimentado uma verdadeira revolução quanto ao julgamento das demandas judiciais que lá tramitam. Isso graças à implementação do modelo de Secretaria Unificada na comarca, instalada no dia 10 de março deste ano e que passou a atender as três Varas e o Juizado Especial de Ceará-Mirim.
Este modelo de trabalho busca equalizar a força de trabalho entre as unidades e proporcionar maior produtividade, fazendo uso mais eficiente dos recursos humanos a partir da atuação de forma especializada em diferentes setores. A Secretaria Unificada funciona a partir da ideia da divisão de tarefas, em uma linha de produção com servidores atuando de forma especializada em funções bem definidas, envolvendo todos os procedimentos da Secretaria Judiciária necessários para a tramitação dos processos.
O juiz Herval Sampaio, coordenador da Secretaria Unificada e diretor do Foro da Comarca de Ceará-Mirim, explica que, antes da implantação da Secretaria Unificada, as quatro unidades judiciárias tinham, juntas, praticamente 16 mil processos nas Secretarias. Destes, quase 6.500 estavam parados há mais de cem dias, o que ele reconhece que era uma situação difícil para as unidades.
Assim, o que antes era uma realidade preocupante, diante do acúmulo de processos, passou hoje a ser um cenário de entusiasmo e de motivação, diante de uma acentuada redução desses números, para continuar no rumo do aprimoramento dos trabalhos desenvolvidos. É nesse novo cenário que a Secretaria Unificada de Ceará-Mirim apresenta dados estatísticos que comprovam a melhoria do serviço a partir da implantação deste modelo.
Redução do acervo
Segundo o magistrado, foi percebido que havia um problema estrutural porque, independentemente da produtividade dos gabinetes, as secretarias estavam muito engarrafadas e os processos que iam para os gabinetes não representavam a dimensão da quantidade de processos do acervo. Então, ele considera que o impacto foi muito grande porque conseguiu-se reduzir o número de processos parados. Dos processos parados com mais de cem dias, tem-se hoje pouco mais de 1.800 processos.
“Então é uma grande revolução como tem sido percebido pelos advogados e pelas partes. Agora, na divisão dos quatro setores já se percebe que seus processos, que antes estavam parados, foram movimentados e os que estão parados há mais de cem dias só são 1.800. Então, é um avanço, é uma revolução”, comenta Herval Sampaio.
A mesma percepção tem o chefe da Secretaria Unificada, Jerônimo Bezerra. Para ele, o impacto está sendo significativo, mesmo diante do efetivo mínimo de que dispõe. Como exemplo, ele cita que, embora o período analisado (a partir da criação da SecUnif em 10 de março de 2022) aponte um incremento de 3,54% com relação ao acervo geral, isso se dá em razão de a equipe estar priorizando a movimentação de processos parados há mais de 100 dias, trazendo-os para abaixo desse patamar (como recomenda o CNJ), para então focar na meta de redução do acervo.
A mudança surtiu efeitos. Segundo Jerônimo Bezerra, em quatro meses a SecUnif teve uma redução de 71,74% da quantidade dos processos parados há mais de 100 dias e um aumento de 35,36% nas conclusões processuais. Com relação aos atos judiciais (sentenças, decisões e despachos) o incremento foi de 3,48% nas decisões, 4,93% nos despachos e 4,45% nas sentenças, quando se toma por parâmetro o volume anual desses atos, inseridos os quatro meses da Secretaria Unificada.
Melhoria do serviço
“Melhorou o serviço e a prestação jurisdicional se tornou mais célere, com um incremento nos atos judiciais, conforme acima exposto. Consequentemente também a produtividade aumentou, vez que se estabeleceu metas e passou-se a cumprir rotinas mais definidas”, disse Jerônimo Bezerra.
Para o juiz Herval Sampaio, a melhoria do serviço se dá porque um setor só atende os advogados e os usuários, com a qualidade bem mais eficiente e prestando todas as informações sobre os processos. Assim, os outros três setores trabalham em uma espécie de engrenagem para todas as unidades e dividido por tarefas.
Em Ceará-Mirim, são quatro setores operando: unidade de administração, atendimento ao público externo e apoio ao júri; unidade de recebimento dos processos dos gabinetes, intimação eletrônica e análise; unidade de expedição de documentos e cumprimento de urgências; e unidade de controle e certificação de prazos, retorno de expediente e cumprimento de audiências.
“Então, a melhora é significativa, principalmente pela qualidade do serviço prestado. Antes, todos faziam tudo: hoje, apenas determinados atos. Pelos números apresentados, a forma atual supera em muito a anterior. Então, a eficiência do serviço e a própria qualidade são vistas de modo sensível. De um modo geral, a Secretaria Unificada revolucionou a prestação jurisdicional na Comarca de Ceará-Mirim e isso pode ser confirmado com qualquer advogado e cidadão de lá”, comemora o magistrado.
Outra medida adotada foi a mobilização de uma força-tarefa própria que, auxiliado por servidores do Tribunal de Justiça, está prestes a finalizar a digitalização de autos físicos e sua inserção no sistema PJe. Jerônimo Bezerra aponta que em 28 de abril eram 1.885 processos pendentes de digitalização e hoje restam 576. “Embora não tenhamos buscado um feedback, os advogados voluntariamente nos têm dado retorno positivo, notando maior agilidade na tramitação processual”, comemora o chefe da SecUnif. Ele menciona também a criação do CEJUSC como fato que tem permitido um maior número de audiências e resolução do conflito a partir da conciliação.